Referent

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywanie zadań:
- praca administracyjno-biurowa,
- reprezentacja urzędu,
- wyjazdy służbowe,

- obsługa klientów zewnętrznych- praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym,
- możliwy kontakt z czynnikiem alergennym,
- praca z komputerem,
- praca z biurowymi urządzeniami wielofunkcyjnymi,
- budynek nieprzystosowany dla osób niepełnosprawnych ruchowo,
- praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
- praca wymaga przemieszczania się między kondygnacjami w budynku,
- dźwig osobowy i towarowy.

Zakres zadań

• Prowadzi sprawy związane z administrowaniem i utrzymywaniem w należytym stanie użytkowanych budynków i pomieszczeń, tj. odpowiada za: zabezpieczanie przed pożarem i włamaniem, terminowe dokonywanie przeglądów technicznych, utrzymanie porządku i czystości budynków, utrzymanie w sprawności instalacji w budynkach w celu utrzymania budynków w należytym stanie technicznym i odpowiednim zabezpieczeniem.
• Opracowuje plany remontów i inwestycji w celu przygotowania procesu inwestycyjnego oraz odpowiada za przygotowanie stosownej dokumentacji projektowo-kosztorysowej w tym zakresie.
• Wspomaga obsługę kancelaryjną urzędu w Centrali, w tym m.in. przyjmuje wnioski i udziela informacji interesantom, zapewnia obsługę kancelaryjną urzędu, zapewnia prawidłowy obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej z urzędu w celu zapewnienia sprawnej działalności archiwum.
• Obsługuje interesantów APL w Punkcie Obsługi Klienta w celu udzielenia im informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej lub sposobie załatwienia sprawy.
• Obsługuje pocztę elektroniczną i elektroniczną skrzynkę podawczą oraz inne urządzenia biurowe na potrzeby realizacji spraw.
• Prowadzi ewidencję i dokumentację techniczną budynku zgodnie z przepisami prawa w celu utrzymania go w należytym stanie technicznym.
• Zajmuje się realizacją zakupów materiałów i wyposażenia zgodnie z potrzebami archiwum w celu zapewnienia prawidłowej realizacji prac przez komórki organizacyjne archiwum oraz prowadzi gospodarkę materiałową w tym zakresie.
• Przejmuje zgłoszenia, realizuje i czuwa nad wykonywaniem prac naprawczych w celu usunięcia zgłaszanych przez komórki organizacyjne usterek.

Wymagania niezbędne

• znajomość prawa budowlanego i aktów wykonawczych
• biegła obsługa pakietu MS Office i urządzeń biurowych
• doświadczenie we współpracy z podwykonawcami i dostawcami
• umiejętność sprawnej organizacji pracy
• asertywność
• sumienność
• komunikatywność
• kreatywność
• wysoka kultura osobista
• prawo jazdy kat. B
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość przepisów z zakresu zamówień publicznych
• doświadczenie w zarządzaniu nieruchomościami
• wiedza z zakresu gospodarowania środkami trwałymi
• znajomość ustawy oraz zasad etyki korpusu służby cywilnej
• znajomość normatywów kancelaryjno-archiwalnych
• znajomość języka angielskiego na poziomie podstawowym