Referent ds. administracyjnych w Biurze Komunikacji Społecznej

• Dołączysz do zespołu, który odpowiada za realizację kluczowych działań komunikacyjnych i organizacyjnych jednej z najważniejszych uczelni medycznych w Polsce.
• Będziesz wspierać projekty o dużej skali, czuwać nad sprawnym obiegiem dokumentów, współpracować z jednostkami uczelni i administracją centralną oraz uczestniczyć w przygotowaniu wydarzeń akademickich.
• To stanowisko daje stabilność, realny wpływ na jakość pracy Biura Komunikacji Społecznej oraz możliwość rozwoju w dynamicznym i profesjonalnym środowisku.

• Prowadzenie sekretariatu Biura Komunikacji Społecznej

• Prowadzenie dokumentacji, rejestrów, umów, delegacji i archiwum jednostki

• Przygotowywanie pism, notatek, protokołów, raportów i zestawień

• Organizowanie i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej

• Monitorowanie terminów oraz weryfikacja zgodności formalnej dokumentów

• Przygotowywanie dokumentów do zamówień publicznych, zapytań ofertowych, umów i rozliczeń

• Prowadzenie rejestrów

• Koordynowanie ogólnouczelnianego kalendarza wydarzeń

• Zapewnienie sprawnego przepływu informacji o wydarzeniach w UMLub

• Wsparcie organizacyjne konferencji, targów i wydarzeń uczelnianych

• Rezerwacja sal, sprzętu oraz zamawianie usług (druk, catering, transport)

• Kontakt z dostawcami i partnerami przy sprawach formalno-organizacyjnych

• Aktualizacja dokumentów i danych w systemach EZD, SharePoint i Teams

• Dbałość o przejrzystość i porządek procesów administracyjnych Biura

• Wykształcenie: średnie z doświadczeniem administracyjnym lub wyższe; preferowane kierunki: administracja, zarządzanie, ekonomia, prawo, komunikacja
• Doświadczenie zawodowe: min. 2 lata
• Staż pracy w obszarze: min. 2 lata w pracy administracyjno-biurowej, obsłudze sekretariatu lub wsparciu organizacyjnym w instytucjach publicznych, edukacyjnych lub administracyjnych
• Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B1, umożliwiająca podstawową komunikację oraz obsługę dokumentów i korespondencji międzynarodowej
• Znajomość obsługi komputera i systemów informatycznych: biegła znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook) oraz narzędzi biurowych SharePoint, Teams
• Kompetencje miękkie: komunikatywność, bardzo dobra organizacja pracy i zarządzania czasem, umiejętność pracy zespołowej i współpracy, skrupulatność i dbałość o szczegóły, wielozadaniowość, odporność na stres i umiejętność pracy pod presją czasu, dyskrecja i odpowiedzialność

• Znajomość EZD
• Znajomość systemów finansowych (SAP, Simple) i narzędzi do planowania pracy

• Stabilne zatrudnienie w instytucji publicznej o wysokim prestiżu

• Atrakcyjne warunki pracy, pakiet socjalny i benefity

• Przestrzeń do rozwoju zawodowego

• Współpracę z doświadczonym zespołem ekspertów

• CV
• List motywacyjny
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych pobierz

Oferty prosimy składać do 8 grudnia 2025 r. elektroniczne poprzez przycisk aplikowania.